Medarbeidere, sykefravær, likestilling og etikk

Innen utgangen av 2021 hadde Hustadvika kommune 1 248 ansatte fordelt på 983,39 årsverk. Dette er en nedgang på litt over 18 årsverk fra året før.

Nedgangen i antall stillinger og årsverk skyldes i stor grad nedleggelsen av Farstad omsorgssenter. I tillegg har det vært færre tiltak for mennesker med nedsatt funksjonsevne der det har vært behov for mye personalressurser.

Vi hadde som mål å få startet opp arbeidet med overordna kompetanseplan for Hustadvika kommune høsten 2021. Dette arbeidet er forsinket og vil først starte opp våren 2022 med ferdigstillelse senest innen første kvartal 2023. Målet med en slik plan er å få avklart hva slags kompetanse vi har behov for i kommunen framover, og hvordan vi skal skaffe oss denne kompetansen. Helse– og velferd og oppvekst har startet arbeidet innenfor sine områder og vil være ferdig med sine planer i løpet 2022.

I 2020 startet vi et lederutviklingsprogram i regi av KS Konsulent. Selve lederprogrammet ble avsluttet høsten 2021. Vi ønsker å bygge videre på dette programmet for å få til en mere utviklingsorientert ledelseskultur der man gjennom systematisk utviklingsarbeid stadig fornyer og utvikler den kommunale tjenesteproduksjonen. Målet er å bygge en felles plattform for hva som er god ledelse i Hustadvika.

Kommunens ledergruppe er også med i Digi-Møre og Romsdal sitt prosjekt «Kompetanseløftet» (Digital Transformasjon). Arbeidet går kort ut på å gi toppledelsen de nødvendige «verktøy» for å hjelpe de ansatte å skrifte til et digitalt tankesett, gjennom en mere digital måte å administrere, organisere og lede forandring på. Digital transformasjon krever helt nye styringsprinsipper både på toppleder- og mellomledernivå. For at vi skal lykkes med dette arbeidet er det behov for omforent forståelse og kunnskap/evne på ledernivå innen digital transformasjon.

I tillegg til det overordna arbeidet med ledelsesutvikling og kompetanseutvikling, har vi gjennomført flere mindre internopplæringer. Vi vil også framover tilby ulike internkurs, men tenker da at dette vil skje i mindre format med bl.a. work-shops og med større bruk av e-læring.

Vernetjenesten i Hustadvika kommune er organisert med 43 verneområder med eget verneombud. Hovedverneombudet koordinerer vernetjenesten. På alle arbeidsplasser skal det være egne HMS-grupper som består av enhetsleder, verneombud og tillitsvalgt. HMS-gruppene er underutvalg til AMU og skal sikre at det jobbes systematisk med HMS-arbeid i enhetene. HMS-gruppene skal skrive referat fra sine møter og rapporterer til AMU.

Det ble gjennomført fire møter i AMU i 2021. Av sakene som ble behandlet kan nevnes sykefraværet, avvikshåndtering, vernerunder, rapporter fra bedriftshelsetjenesten, budsjett- og økonomiplan og orienteringssaker fra vernetjenesten.

Det er utarbeidet en periodeplan for HMS-arbeidet for perioden 2020-2023. Denne er utarbeidet sammen med bedriftshelsetjenesten. Periodeplanen gir en mere langsiktig og oversiktlig plan for faste tiltak.

Av enkelttiltakene som ble gjennomført i 2021 ser vi at «StikkUT» bedrift fremdeles er blant de mest populære tiltakene blant de ansatte. I 2021 var det 128 ansatte som deltok. Disse hadde 8568 registreringer og var på til sammen 343 ulike turmål rundt i fylket. Som tidligere år var det månedlig premiering av tilsatte samt premiering av gruppe.

Sykefraværsoppfølging er en viktig del av HMS-arbeidet. Selv om sykefraværet steg betydelig i 2021 ser vi at mange av enhetene jobber godt med oppfølgingsarbeidet. Lønn- og personal bistår ved behov, og vi ser at dette arbeidet har vært økende de siste årene. Det er også startet opp et mer systemretta arbeid inn mot barnehagene.

Vi arrangerte i 21.10.2021 AKAN kurs for ledere, verneombud og tillitsvalgte med eksterne foredragsholdere fra AKAN kompetansesenter og KoRus Møre og Romsdal. Bedriftshelsetjenesten og mestringsenheten orienterte om hva de kan bidra med i AKAN saker og vi fikk personlige historier.

Samarbeidet med bedriftshelsetjenesten Kristiansund Felles Bedriftshelsetjeneste (KFBH):

Bedriftshelsetjenesten blir brukt både i det systematisk HMS- arbeidet og i enkeltsaker.

Bedriftshelsetjenesten har i 2021 gjennomført målretta helseundersøkelser og førstehjelpskurs, deltatt i én vernerunde, gjennomført ergonomiske kartlegging, gjennomført arbeidsmiljøundersøkelser, utarbeidelse av risikovurdering i forbindelse med å svare ut pålegg fra Arbeidstilsynet, bistått i AKAN-sak og AKAN kurs, og vært med i dialogmøter i sykefraværsoppfølgingssaker. I tillegg har de gjennomført 40-timers grunnkurs i helse, miljø og sikkerhet for verneombud og tillitsvalgte samt 15- timers HMS-kurs for ledere. Bedriftshelsetjenesten har også deltatt i AMU-møtene.

Vi har også brukt bedriftshelsetjenesten i flere ulike arbeidsmiljøspørsmål.

I løpet av 2021 hadde vi 21 lærlinger/lærekandidater. 4 lærlinger tok fagbrev i løpet av året. To lærlinger sluttet. Innen utgangen av året hadde vi 15 lærlinger. Disse fordeler seg slik innen følgende fagområder:

Første års lærlinger/lærekandidater:

• Helsearbeiderfaget: 3 stk.
• Barne- og ungdomsarbeiderfaget: 2 stk.
• Aktivitørfaget: 3 stk.

Andre års lærlinger/lærekandidater:

• Helsearbeiderfaget: 3 stk.
• Barne- og ungdomsarbeiderfaget: 1 stk.
• Institusjonskokk: 2 stk.
• Renholdsoperatør: 1 stk.

Det vil også i 2022 bli tatt inn nye lærlinger. Vi ønsker en så stor bredde i fagområdene som mulig.

Hustadvika kommune jobber for at alle personer som er eller blir tilsatt i kommunen skal ha like arbeidsvilkår og ikke forskjellsbehandles på bakgrunn av verken funksjonsevne, kjønn, religion, legning eller etnisk tilhørighet.

Av de totalt 1 248 ansatte i 2021 var 1047 (83,89%) kvinner og 201 (16,11%) menn. Gjennomsnittlig stillingsstørrelse er 79,3% for kvinner og 74,4% for menn. Gjennomsnittlig stillingsstørrelse for kvinner har gått litt ned. Årsaken til dette skyldes at stillingene rundt en del ressurskrevende brukere ikke er fulle stillinger.

Når det gjelder alders- og kjønnsfordelingen er snittalderen på kvinner 44,5 år mens for menn er snittalderen 44,7. Gjennomsnittlig alder har økt litt fra året før.

Vi ønsker å legge til rette for hele stillinger så langt dette lar seg gjøre. Arbeidet med heltidskultur er et viktig prosjekt som vi jobber aktivt med å få gjennomført først og fremst innen pleie og omsorgssektoren. Se ellers eget avsnitt om heltidskultur.

Det er pr. i dag ingen konkrete prosjekter i kommunen med formål om å få mer likevekt av menn og kvinner, rekruttering av personer med funksjonsnedsettelser eller å rekruttere personer med annen etnisk bakgrunn. I kommunes tilsettingsreglementet ligger det imidlertid føringer om at vi ved utlysning av stillinger først skal vurdere om det er ansatte som av helsemessige årsaker har behov for omplassering/midlertidig tilsetting. Det skal også vurderes om deltidsansatte kan ha fortrinnsrett til stillingen. Når det gjelder selve annonseringen skal det også gå fram i måten vi annonserer på at vi oppfordrer alle kvalifiserte personer til å søke jobb hos oss uavhengig av kjønn, alder, funksjonshemming og etnisk eller nasjonal bakgrunn. Vi kan bli flinkere til å markedsføre stillinger der disse er spesielt egnet for personer med ulike funksjonshemminger eller med en annen etnisk bakgrunn.

Kommunen har utarbeidet retningslinjer både i forhold til konflikthåndtering, varsling, og for å motvirke seksuell trakassering. Også avvikshåndteringssystemet i kvalitetssystemet Compilo vil kunne være med å avdekke brudd på likestilling- eller diskrimineringsloven. I tillegg blir den vedtatte livsfasepolitikken brukt aktivt for å tilrettelegge for de ansatte i de ulike livssituasjonene. Dette har vi flere konkrete eksempler på både i forhold til ønsker om omplassering til annen stilling og i forbindelse med sykefraværsoppfølging.

Nedenfor vises hvordan stillingsstørrelsene i kommunen fordeler seg mellom menn og kvinner:

Her vises aldersfordelingen i kommunen:

Kommunens etiske retningslinjer gjelder for både ansatte og folkevalgte. De etiske retningslinjene skal medvirke til at alle kan utføre vervene og arbeidsoppgavene sine på en etisk forsvarlig og god måte. Etikk er en systematisk vurdering på hva som er rett og galt.

De etiske retningslinjer er tett knyttet opp mot kommunens grunnverdier IDAR som er nedfelt i kommunes arbeidsgiverpolitikk. IDAR står for:

IMØTEKOMMENDE

DYKTIG

ANSVARLIG

RESPEKT

De etiske retningslinjene blir sendt ut til alle nytilsatte og disse må signeres med bekreftelse på at den ansatte har forstått og godkjent retningslinjene.

De etiske retningslinjene har også vært tema i grunnopplæring i arbeidsmiljø som har vært gjennomført for verneombud og tillitsvalgte (40 timers HMS-kurs) og ledere (15-timers HMS-kurs).

Lederne skal gjennomgå de etiske retningslinjene med sine ansatte minst en gang pr. år. Ordfører skal minst to ganger i valgperioden gjennomgå og drøfte retningslinjene. Det ble gjennomført opplæring i de etiske retningslinjene for lederne i 2021.

Hovedverneombudet er representant for arbeidstakere og verneombud i sentrale saker som angår arbeidsmiljøet, i tillegg til å samordne, støtte og veilede verneombudene i deres arbeide. Hovedverneombudet skal også se til at arbeidsgiver følger arbeidsmiljølovens krav, slik at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt.

Hovedverneombudet er fast medlem i AMU og fast medlem i medbestemmelsesapparatet i kommunen sammen med de hovedtillitsvalgte. Året har vært spesielt p.g.a. koronapandemien. Mange møter og kurs, som vanligvis blir gjennomført i løpet av året, har blitt gjennomført både digitalt og fysisk. Hovedverneombudet har sammen med hovedtillitsvalgte hatt både fysiske og digitale møter, og møter med administrasjonen. Nettverkssamlinger for hovedverneombud i Romsdal ble fysisk gjennomført, samt en konferanse for HVO i Møre og Romsdal. Arbeidsmiljøkonferansen ble gjennomført digitalt. Det ble også gjennomført dialogmøter med ledere, politikere og tillitsvalgte, HMS-kurs for verneombud, HTV og ledere, samt ei verneombudsamling. HVO var med i planlegging og gjennomførelsen av AKAN- kurs for verneombud, ledere og HTV, og deltok på ei ALOR-samling. Hovedverneombudet er også med i utarbeidelsen av kvalitetssystemet Compilo, og deltar i planlegging og gjennomføring av Helseplattformen. Ellers deltar HVO på mange kurs og opplæringer som skjer i løpet av året.

Hovedverneombudet har frikjøp i 40% stilling for å utføre vervet.

Kommunen hadde innen utgangen av året 17 fagforeninger med registrert tillitsvalgt/kontaktperson. Fagforbundet, Utdanningsforbundet, Sykepleierforbundet, Delta og FO har den største medlemsmassen. Disse organisasjonene har også den største frikjøpsandelen for å ivareta vervet.

I tillegg til å bistå ansatte i personalsaker og delta i tilsettingssaker bistår hovedtillitsvalgte plasstillitsvalgte med råd, hjelp og opplæring. De deltar også i alle større arbeidsgrupper/prosjektgrupper i kommunen. Hovedtillitsvalgte har også deltatt ved de utvidede ledersamlingene. Organisasjonene har eget fellesutvalg FFA (fagorganisasjonenes felles arena) der de tar opp aktuelle saker som angår medlemmene på tvers av organisasjonene, samt saker de i fellesskap ønsker å fremme for arbeidsgiver.

Livsfasepolitikken vår skal avspeile likeverdighet for ansatte i alle aldersgrupper, og organisasjonen skal være preget av mangfold. Målet er at medarbeiderne skal oppleve arbeidsglede og engasjement og at den kompetansen de har blir brukt på best mulig måte.

Det er også et mål at livsfasepolitikken skal bidra til utvikling av helsefremmende arbeidsplasser og forebygge at arbeidstakere blir sykemeldt og faller ut av arbeidslivet.

Det siste året har vi hatt flere saker der ansatte har fått nytt arbeidssted eller endret arbeidssituasjon. I disse sakene har livsfasepolitikken blitt aktivt brukt. Dette har vært til fordel både for arbeidstaker og for arbeidsgiver.

Livsfasepolitikken til Hustadvika kommune er nærmere beskrevet i eget kapittel i personalhåndboka.

Det totale sykefraværet i 2021 (legemeldt og egenmeldt) ble på 10,79%. Dette er noe høyere enn det var i 2020 da det totale sykefraværet var på 9,24%. Vi er ikke fornøyd med denne utviklingen.

Av 10,79% utgjør 9,57% legemeldt fravær og 1,22% egenmeldt fravær. Hvor mye av sykefraværet i 2021 som er covid-19 relatert er vanskelig å si helt sikker da vi ikke har tilstrekkelig med rapporteringsmuligheter på dette, men det som er registrert direkte som covid relatert i fraværssystemet utgjør 0,4%.

Sykefraværet totalt på landsbasis lå i 3.kvartal 2021 på 6,58%, men om man kun ser på kommunesektoren lå sykefraværet på rundt 7,3%. For Hustadvika kommune var sykefraværet på samme tidspunkt 10,66%, altså betydelig høyere enn resten av kommunesektoren. Som i 2020 var det også i 2021 spesielt helse- og omsorgstjenesten og barnehagesektoren som hadde høyt sykefravær på landsbasis. Dette ser vi også er de to sektorene i Hustadvika kommune som ligger høyest på sykefraværsstatistikken. Siden disse sektorene også krever innleie av vikarer ved sykefravær utgjør et høyt sykefravær her også en betydelig kostnad for kommunen.

Vi begynte høsten 2021 med en kartlegging av arbeidsnærvær i barnehagene i Hustadvika kommune. Dette for å jobbe frem konkrete og målrettede tiltak som kan bidra til å øke nærværet i barnehagene, og samtidig se på om fravær kan være arbeidsrelatert. Den beste medisinen for å holde de ansatte friske er et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, både fysisk og psykisk. Det ble sendt ut kartleggingsskjema til alle ansatte i barnehagene. Resultatet av denne kartleggingen vil vi sammen med HMS-gruppene på alle barnehagene, bedriftshelsetjenesten og NAV arbeidslivssenter jobbe videre med. Det planlegges Kick-off for dette arbeidet våren 2022.

Gjennomsnittlig stillingsstørrelse i kommunen lå ved utgangen av 2021 på 78,9%. For kvinner var gjennomsnittlig stillingsstørrelse 79,3% og for menn 74,4%. Trenden viser at gjennomsnittlig stillingsstørrelse har gått litt ned fra 2020.

Fræna kommune etablerte i 2018 en arbeidsgruppe som skulle bidra til å øke andelen heltidsansatte. Dette arbeidet er videreført i Hustadvika kommune og vi er deltakere i et prosjekt som gjelder etablering av heltidskultur. KS konsulent bistår med sin erfaring og kompetanse. Satsingen er forankret hos både kommunedirektør, ordfører og hovedtillitsvalgte. Heltidskultur er en av flere strategier for å nå hovedmålet om å være en fremtidsrettet og fleksibel organisasjon.

Det var våren 2020 planlagt en heltidskulturkonferanse sammen med Molde kommune og KS, men denne ble avlyst på grunn av Covid-19. Samlingen ble gjennomført 15.09.21 på Scandic Seilet som et startskudd på heltidskulturprosjektet. Arbeidsgruppen har særlig søkelys på pleie- og omsorgstjenesten hvor andelen deltidsansatte er størst. Arbeidsgruppen har definert hva kommunen mener med heltidskultur og satt opp hovedmål og delmål for arbeidet med heltidskultur.

Det ble gjennomført medarbeiderundersøkelse i Hustadvika kommune våren 2020. Vi fikk 944 svar av 1546 planlagte svar, noe som tilsvarer en svarprosent på 61 %.

Formålet med å gjennomføre medarbeiderundersøkelsen er blant annet å kartlegge utvalgte faktorer som er viktige for å oppnå gode resultat og gode tjenester til brukerne.

10-FAKTOR er et godt verktøy for å måle faktorer som vi vet er avgjørende for å oppnå gode resultater og som kan påvirkes gjennom målrettet utviklingsarbeid.

De 10 faktorene er:

1. Indre motivasjon

2. Mestringstro

3. Autonomi

4. Bruk av kompetanse

5. Mestringsorientert ledelse

6. Rolleklarhet

7. Relevant kompetanseutvikling

8. Fleksibilitetsvilje

9. Mestringsklima

10. Prososial motivasjon

Undersøkelsen fanger opp faktorer på individnivå, gruppe-, ledelses og organisasjonsnivå, og kan gjennom det bidra til målrettet utvikling.Informasjons- og presentasjonsmateriale finnes på www.10faktor.no

Faktorene måler dels medarbeidernes oppfatninger av viktige forhold på arbeidsplassen, som f.eks. graden av mestringsorientert ledelse, mestringsorientert motivasjonskultur, tydelig kommuniserte forventninger, muligheter til selvstendighet, muligheter til relevant kompetanseutvikling og muligheter til å bruke egen kompetanse. Og dels måler faktorene

medarbeidernes holdninger til jobben de har, herunder to typer motivasjon (indre motivasjon og nytteorientert/prososial motivasjon), mestringstro og viljen til å være fleksibel.

Resultat:

Tabellen under viser resultater for Hustadvika kommune sammenlignet med landsgjennomsnittet i Norge på de ulike faktorene.

Svarene for kommunen samlet viser at vi har stor grad av tilfredshet på de fleste faktorene. Vi ligger jevnt med eller over snittet sammenlignet med andre kommuner i Norge på de fleste faktorene, med unntak av relevant kompetanseutvikling, der gjennomsnittsverdien for Hustadvika er 3,7 av 5, noe som er 0,1 under snittet i forhold til andre kommuner.

Svarene viser at vi stort sett tyr til den positive og øvre del av skalaen når vi har vurdert påstandene, og vi ser det særlig på faktoren prososial motivasjon hvor gjennomsnittet for Hustadvika kommune er 4,8 av 5.

På faktorene mestringsorientert ledelse og relevant kompetanseutvikling er vurderingene mere jevnt fordelt i skalaen og her bør kommunen ha fokus på hvordan man kan forbedre resultatet på disse faktorene.

Undersøkelsen viser klart at det er mye positivt å bygge videre på og ta vare på

videre i Hustadvika kommune. Tatt i betrakting at undersøkelsen ble gjennomført få måneder etter at vi hadde blitt nyetablert som kommune er vi svært godt fornøyd med resultatene selv om svarprosenten kunne ha vært høyere. At svarprosenten ble lavere enn det vi hadde håpet på kan også skyldes at de som ikke var fornøyd har valgt å ikke svare på undersøkelsen.