Kommunikasjon

Ny kommune

2020 har i stor grad handlet om oppryddingsarbeid etter den avsluttede kommunereformen. Vi har merket at det har vært mye ekstra arbeid for å etablere den nye kommunen, dette har i stor grad vært arbeid vi ikke kunne utføre før etter årsskiftet. Dette arbeidet har ofte tatt lenger tid enn normalt, som følge av at våre leverandører har stor pågang fra andre kommuner som også har vært igjennom en kommunesammenslåingsprosess.

Hjemmekontor

I mars 2020 stengte Korona-pandemien alle skolene i Hustadvika kommune, og mange ansatte ble sendt på hjemmekontor. Vi hadde allerede tekniske løsninger på plass for dette her, så fra et IKT ståsted gikk dette greit. Bruken av videokonferanseløsningen i kommunen (Teams) har eksplodert, digitale møter er nå den nye normalen. Dette kommer på sikt til å gi kommunen besparinger i forhold til redusert behov for tjenestereiser. Behovet for fysiske møter vil minske ettersom de ansatte blir mer vant til å bruke de digitale løsningene, samtidig som digitale møter ofte er kortere og mer effektive.

Økt trusselbilde

Økt bruk av hjemmekontor har også hatt negative effekter, der trusselaktører utnytter situasjonen med ansatte som sitter alene hjemme, uten de sikkerhetsmekanismene de til vanlig har rundt seg på arbeidsplassen. Hustadvika kommune har i stor grad vært forberedt på at de ansatte jobber utenfor arbeidsplassen, samtidig som nye sikkerhetssystemer er etablert for å redusere risikoen og sårbarheten ved å sitte på hjemmekontor.

Vi har i 2020 hatt stort fokus på sikkerhetsarbeid, og jobber kontinuerlig med å forbedre våre løsninger og sikre oss mot trusler fra utsiden. Gjennom 2020 har hele landet opplevd økende antall trusselhendelser. Dette gjelder også Hustadvika kommune, men uten at det har gitt seg utslag i spesielt uheldige hendelser. Sikkerhetsarbeidet pågår kontinuerlig, og vil få større betydning i årene som kommer.

Pasientvarslingssystem

Vi har i 2020 byttet ut to pasientvarslingssystem i kommunen, og fått inn nye mer moderne digitale systemer. De nye pasientvarslingssystemene har mulighet for tilkobling av sensorer og aktiv overvåking av pasientene. Dette gjør at systemet varsler om pasienten trenger tilsyn, og pleierne har redusert behov for aktivt å oppsøke pasienten uten at systemet sier fra at noe er galt. Pasienten trenger ofte heller ikke varsle dette, da systemet kan varsle i tilfelle pasienten ikke er i stand til dette selv. Systemet har også mulighet for å journalføre alle hendelser i EPJ-systemet som kommunen bruker, uten at pleier trenger å gjøre dette manuelt.

EPJ-systemet til Hustadvika kommune har ikke hatt godkjent elektronisk arkiv. På slutten av 2020 fikk kommunen innført denne muligheten, og kan nå motta og sende elektroniske meldinger fra systemet ut til innbyggere, og av brukere via e-dialog og SvarUT. Detter er mer effektivt for saksbehandlerne, da de slipper manuell skanning og printing av post. Vi har også startet med et system som heter DigiHelse, der brukerne og pårørende selv kan sende meldinger til tjenesten. Dette kan gjelde beskjeder om at pleiemottaker er bortreist og ikke trenger besøk fra hjemmesykepleien.

Innføring av slike systemer i pleie- og omsorg er utfordrende i forhold til GDPR og informasjonssikkerheten, men kommunen deltar sammen med de andre ROR-kommunene i arbeidet med å få dette på plass. Dette gjelder all informasjonsinnsamling og behandlingen av denne, men vi har spesielt fokus på det som angår helse og barn og unge.

Mer digitalisering og økt dekningsgrad for digitalt utstyr

Mer generelt merker vi godt at bruken av digitale systemene har økt i 2020. Dette kan være en følge av Korona-epidemien der flere har måttet begynne å bruke systemene bedre og til flere oppgaver. De ansatte ser jobben blir enklere og mer effektivt utført, og dette vil bidra å forenkle digitaliseringen fremover. Spesielt innen samhandling har dette vært en stor endring. I oppvekstområdet har det også blitt lagt et godt grunnlag for videre arbeid med digitale læremiddel og digitale samhandlingssystemer som vi vil ha god bruk for i fremtiden.

Hustadvika kommune kom i 2020 opp på den vedtatte dekningsgraden for digitalt utstyr i skolene, da mesteparten av det årlige PC-innkjøpet til elevene gikk til skolene i gamle Eide kommune.

Digitale medier

Vi jobber året rundt med innholdet på hjemmesiden www.hustadvika.kommune.no Vi har som mål at alt av innhold skal være oppdatert til enhver tid. Vi har bygd opp siden slik at artiklene som presenterer tjenestene våre skal være mest mulige like og gjenkjennbare for de som bruker siden. Tjenesteartiklene sier noe om hva du får av tjenester og hvordan du går frem for å motta tjenesten, hvem som kan få tilbudet, søknadsfrister, priser og hvordan du går frem for å klage. Vi legger også ut viktig og nyttig informasjon om det som skjer i kommunal regi.

Hjemmesiden har gått fra å være en tradisjonell informasjonskanal til å bli et sted innbyggerne og andre kan benytte seg av våre selvbetjeningsløsninger hele døgnet. Nettsidene har blitt et sentralt verktøy til å oppnå bedre kundeservice og økt effektivisering for både innbyggere og ansatte. Nyheter som legges ut på siden deler vi også på kommunens Facebook-side.

2020 ble et helt spesielt år med tanke på informasjon. Kommunens hjemmeside ble fra mars veldig sentral med formidling av lokal og nasjonal koronainformasjon. Retningslinjene endret seg ofte, og da var det viktig at hjemmesiden til enhver tid var oppdatert. Innbyggerne våre skulle føle seg trygge på at informasjonen på hjemmesiden var korrekt. Vi valgte å legge ut informasjon om status i kommunen nesten daglig. Der la vi ut hvor mange som hadde testet seg, hvor mange som hadde fått negative svar, positive svar, hvor mange som ventet på svar, hvor mange som var i karantene og hvor mange som var i isolasjon. Dette er informasjon innbyggerne våre har vært opptatt av, med flere tusen besøkende hver dag.

I 2020 ble hjemmesiden besøkt av rundt 5000 unike brukere hver dag i midtuke, og rundt 3000 på helg. Dette er en stor oppgang fra 2019. Vi har ikke statistikk på hvor mange som besøkte Eide kommune sin gamle nettside, men Fræna sin nettside hadde i 2019 ca 1000 besøkende hver dag.

Sidene med mest besøk i 2020 var:

• Informasjon om korona-viruset
• Finn ansatt
• Ledige stillinger
• Innsyn (politiske sakspapirer)
• For ansatte
• Innsyn (elektronisk postjournal)

Sosiale medier

Hustadvika har egen Facebook-side som følges av ca. 2580 følgere. Her deler vi blant annet nyttig og viktig informasjon om det som skjer i kommunen vår, minner om tidsfrister for å søke om kommunale tjenester og deler hyggelige hendelser som skjer rundt om i enhetene våre.

Instagram

Kommunen har egen Instagramkonto som følges av 1880 personer. Siden inneholder bare bilder og videosnutter av den flotte kommunen vår, der vi etter avtale deler bilder/snutter lagt ut av flinke hobbyfotografer.