Internkontroll i Hustadvika kommune

Internkontroll handler om systematisk arbeid og dokumentasjon av egen praksis, forbedring av arbeidsmetoder og samhandling for å sikre måloppnåelse samt unngå lovbrudd og andre uønskede hendelser. Internkontrollen bør være risikobasert.

I 2020 innførte kommunen et helhetlig kvalitetssystem. Compilo ble valgt som leverandør og følgende hovedprodukter ble innkjøpt:

• Modul "Dokumenthåndtering"
• Modul "Avvikshåndtering"
• Modul "Ros-analyse"

All kvalitetsdokumentasjon er samlet og sikrer at kommunen har oppdatert lovpålagte prosedyrer og dokumentasjon tilgjengelig. Det ble nedlagt et betydelig arbeid i de ulike sektorene og totalt 425 dokumenter ble produsert i 2020, se ellers tabell under:

Forbedringsprosesser skal løpe kontinuerlig både i enheter og sentralt i kommunen, og den skal involvere alle ansatte. Siden oppstart i mars 2020 har flere og flere ansatte tatt systemet aktivt i bruk. Det ble meldt totalt 451 avvik i systemet og 40 enheter/avdelinger tok modulen i bruk i 2020, se tabell under:

Ved å registrere og behandle hendelser i samme system, får vi tatt ut rapporter som grunnlag til forbedringer. Figuren under viser avvik i perioden 1. mars – 31. desember sortert på ulike hovedkategorier.

En kommune sin virksomhet er mangeartet, og risikoen er sammensatt. For å kunne etablere en helhetlig og effektiv internkontroll er det viktig å ha kunnskap om hva som kan gå galt. Systematisk gjennomføring av risikovurdering handler om å avdekke uønskede hendelser som kan oppstå i forhold til en aktivitet, system, situasjon eller arbeidsprosess.

Compilo sin modul for risikovurdering dekker alle kommunale fagområder som :

• Økonomi
• IKT/informasjonssikekrhet
• Personal – HMS mm
• Tjenesteleveranser

I systemet kan man lage ulike matriser som er tilpasset disse fagområdene.

Risikovurderingen gir et godt grunnlag for å iverksette forebyggende tiltak og sikre betryggende kontroll. Denne modulen ble delvis tatt i bruk i 2020.

Graden av aktivitet og bruk av kvalitetssystemet er stigende, men fremdeles noe varierende mellom de ulike tjenesteområdene. Antall brukere av kvalitetssystemet er økende gjennom 2020.

Overvåking av internkontrollen skjer gjennom interne revisjoner og ledelsens gjennomgang. Slik sikrer vi at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring.

Oppbygging og innføring av kvalitetssystemet Compilo ble organisert som et prosjekt. En del langsiktige strukturer ble lagt, men fortsatt gjenstår et betydelig arbeid for å få på plass en kvalitetsorganisasjon, slik at dette arbeidet blir enda mer "levende" i kommunen, jf. kvalitetshåndboka.

Videre progresjon krever større fokus i enhetene på systematisk arbeid med internkontroll.