Internkontroll i Hustadvika kommune

Internkontroll handler om systematisk arbeid og dokumentasjon av egen praksis, forbedring av arbeidsmetoder og samhandling for å sikre måloppnåelse samt unngå lovbrudd og andre uønskede hendelser. Internkontrollen bør være risikobasert.

I 2020 innførte kommunen et helhetlig elektronisk kvalitetssystem. Compilo ble valgt som leverandør og følgende hovedprodukter ble innkjøpt:

• Modul: Dokumenter
• Modul: Avvik
• Modul: Risikoanalyse

Graden av aktivitet og bruk av kvalitetssystemet er økende, men fremdeles noe varierende mellom de ulike tjenesteområdene. Figuren under viser at antall innlogginger i 2023 er 8464. En økning fra året før på 1027 innlogginger.

Kilde: Statistikk fra Compilo

All kvalitetsdokumentasjon er samlet og sikrer at kommunen har oppdatert lovpålagte prosedyrer og dokumentasjon tilgjengelig. Det er nedlagt et betydelig arbeid i de ulike sektorene fra oppstart i 2020 i å opprette dokumenter og pr 31.12.2023 lå det inne 1123 godkjente dokumenter. Fokus fremover vil være å få på plass mer fellesprosedyrer.

Forbedringsprosesser skal løpe kontinuerlig både i enheter og sentralt i kommunen, og den skal involvere alle ansatte. Ved å registrere og behandle hendelser i samme system, får vi tatt ut rapporter som grunnlag til forbedringer. Siden oppstart i mars 2020 har flere og flere tatt systemet aktivt i bruk, og i 2023 ble det meldt totalt 1267 avvik fra 46 enheter/avdelinger.

Tabellen under viser antall avvik pr måned siden oppstart mars 2020

Figuren under viser avvik i perioden 1. januar – 31. desember i 2023 sortert på ulike hovedkategorier.

Denne modulen ble nesten ikke tatt i bruk i 2020. Fra 2021 har kommunen jobbet spesielt med to forhold:

1. Risikoanalyseverktøyet - Tilpasse risikoanalyseverktøyet slik at det blir bruk til både overordna risikoanalyse og virksomhetsstyring.
2. Kompetansebygging -Tilrettelegge for at flere ledere og ansatte har en “felles metode” i arbeidet med risikoanalyser.

Vi ser at flere og flere har tatt verktøyet i bruk i sine enheter. Antall ROS-analyser som ligger i Compilo pr 31.12.23 er henholdsvis 37 aktive og 104 under utarbeiding.

Fokus fremover vil være kompetansebygging og tverrsektoriell læring. Økt forståelse og bevissthet rundt risiko og sårbarhetsanalyse i egen organisasjon.

Kommunedirektøren er den øverste ansvarlige for kvalitetssystemet og alle ledere har ansvar for at kvalitetssystemet er oppdatert og i bruk i sine virksomheter.

Oppbygging og innføring av kvalitetssystemet Compilo ble organisert som et prosjekt. En del langsiktige strukturer ble lagt, men fortsatt gjenstår et betydelig arbeid for å få på plass en kvalitetsorganisasjon, slik at dette arbeidet blir enda mer «levende» i kommunen, jf. kvalitetshåndboka.

Kvalitetsutvalget ble opprettet i 2021. Hovedoppgaven til utvalget er å bistå kommunedirektøren på overordna nivå i det forebyggende og kvalitetsfremmende arbeidet i kommunen. Bl.a. legge til rette for at informasjon om hendelser, tilsyn eller risikovurderinger som flere enheter kan lære av gjøres tilgjengelig for hele organisasjonen. Videre skal utvalget sørge for at saker som gjelder hele kommunen blir meldt til ledergruppa for diskusjon og beslutning.

Hele kvalitetssystemet blir også fulgt opp gjennom ledelsens gjennomgang. Gjennom ledelsens gjennomgang får man frem en helhetlig status, setter inn tiltak som følges videre opp i de enkelte enheter gjennom lederlinjen. Dette ble gjennomført både i 2022 og 2023.

Ut fra funn fra ledelsens gjennomgang i 2023 er det utarbeidet mål og tiltak for 2024 på følgende områder:

• Kvalitetssystemet
  • Avviksmodulen
  • Dokumentmodulen
  • Ros-modulen
• HMS
• Informasjonssikkerhet
• Innkjøp
• Tilsyn