Internkontroll i Hustadvika kommune

Internkontroll handler om systematisk arbeid og dokumentasjon av egen praksis, forbedring av arbeidsmetoder og samhandling for å sikre måloppnåelse samt unngå lovbrudd og andre uønskede hendelser. Internkontrollen bør være risikobasert.

I 2020 innførte kommunen et helhetlig kvalitetssystem. Compilo ble valgt som leverandør og følgende hovedprodukter ble innkjøpt:

• Modul Dokumenter
• Modul Avvik
• Modul Risikoanalyse

Graden av aktivitet og bruk av kvalitetssystemet er fremdeles noe varierende mellom de ulike tjenesteområdene. Figuren under viser at antall innlogginger i 2022 er 7437. En liten nedgang fra året før.

All kvalitetsdokumentasjon er samlet og sikrer at kommunen har oppdatert lovpålagte prosedyrer og dokumentasjon tilgjengelig. Det er nedlagt et betydelig arbeid i de ulike sektorene fra oppstart i 2020 i å opprette dokumenter og pr 31.12.2022 lå det inne 1012 godkjente dokumenter. Fokus fremover vil være å få på plass mer fellesprosedyrer.

Forbedringsprosesser skal løpe kontinuerlig både i enheter og sentralt i kommunen, og den skal involvere alle ansatte. Ved å registrere og behandle hendelser i samme system, får vi tatt ut rapporter som grunnlag til forbedringer. Siden oppstart i mars 2020 har flere og flere tatt systemet aktivt i bruk, og i 2022 ble det meldt totalt 863 avvik fra 47 enheter/avdelinger.

Tabellen under viser antall avvik pr måned siden oppstart mars 2020

Figuren under viser avvik i perioden 1. januars – 31. desember i 20221 sortert på ulike hovedkategorier.

Denne modulen ble bare delvis brukt i 2020. Derfor ble det etablert et prosjekt i 2021 som rettet seg mot to forhold:

1. Risikoanalyseverktøyet - Tilpasse risikoanalyseverktøyet slik at det blir bruk til både overordna risikoanalyse og virksomhetsstyring.
2. Kompetansebygging -Tilrettelegge for at flere ledere og ansatte har en “felles metode” i arbeidet med risikoanalyser.

Prosjektet ble delt inn i 3 faser:

Fase 1: Forprosjekt – fra ide til prosjektutforming (januar – juni)

Fase 2: Utvikle og utprøve (august – desember)

Fase 3: Tilrettelegge for implementering og drift i 2022

Fase 1) og 2) ble gjennomført 2021. Fase 3) gjennomført i 2022.

Prosjektet ble gjennomført i 2022 og implementering av dette arbeidet er nå en del av den daglige driften. Fokus fremover vil være kompetansebygging og tverrsektoriell læring.

Ved årsskiftet 2021/22 lå det inne 13 aktive ROS analyser i Compilo. Vi ser at siden den gang har flere og flere tatt verktøyet i bruk i sine enheter.

Antall ROS-analyser som ligger i Compilo pr 31.12.22 er henholdsvis 33 aktive og 77 under utarbeiding.

Kommunedirektøren er den øverste ansvarlige for kvalitetssystemet og alle ledere har ansvar for at kvalitetssystemet er oppdatert og i bruk i sine virksomheter.

Oppbygging og innføring av kvalitetssystemet Compilo ble organisert som et prosjekt. En del langsiktige strukturer ble lagt, men fortsatt gjenstår et betydelig arbeid for å få på plass en kvalitetsorganisasjon, slik at dette arbeidet blir enda mer «levende» i kommunen, jf. kvalitetshåndboka.

Kvalitetsutvalget ble opprettet i 2021. Hovedoppgaven til utvalget er å bistå kommunedirektøren på overordna nivå i det forebyggende og kvalitetsfremmende arbeidet i kommunen. Bl.a. legge til rette for at informasjon om hendelser, tilsyn eller risikovurderinger som flere enheter kan lære av gjøres tilgjengelig for hele organisasjonen. Videre skal utvalget sørge for at saker som gjelder hele kommunen blir meldt til ledergruppa for diskusjon og beslutning.

Hele kvalitetssystemet blir også fulgt opp gjennom ledelsens gjennomgang. Gjennom ledelsens gjennomgang får man frem en helhetlig status, setter inn tiltak som følges videre opp i de enkelte enheter gjennom lederlinjen. Det ble gjennomført vår 2022 og skal skje årlig. Det er allerede planlagt for 2023.