Innkjøp

Rammeavtaler

Hustadvika kommune er medlem av Nordmøre interkommunale innkjøpssamarbeid (NII). Dette er et innkjøpssamarbeid der det etter påmelding blir kjørt felles konkurranser for medlemskommunene. Ved utgangen av 2022 deltok Hustadvika kommune i disse rammeavtalene inngått gjennom innkjøpssamarbeidet:

1. Leiebiler
2. Bedriftshelsetjenester
3. KGV og KAV (Konkurransegjennomføringsverktøy)
4. Legemidler og multidose
5. Forsikringsmeglertjenester
6. Asfalt og asfaltarbeider
7. Matvarer - Felles avtale for kolonial, frossen fisk, egg, fjørfe, frukt og grønt, kjøtt, kjøttprodukter
8. Meieriprodukter
9. Medisinsk forbruksmateriell og inkontinensprodukter
10. Møbler
11. Pc-utstyr og tjenester
12. Catering materiell
13. Renholdsmidler og tørk
14. Kontorrekvisita, kopipapir, fritt skolemateriell (ikke faglitteratur), datarekvisita
15. Vikartjeneste innen helse- og omsorgssektoren
16. Rør og rørdeler

I tillegg kommer innkjøpsavtaler inngått gjennom NII’s samarbeidspartnere:

1. Hotellavtale
2. Telefoni- Fast og mobil
3. Skolebøker, læremidler og digitale læremidler

Rammeavtalene på Leiebil er ute på konkurranse nå (mars 23). Ny avtale vil bli gjeldende fra 1.1.24. Konkurransen er ikke avsluttet ennå. Hustadvika kommune har også deltatt i en konkurranse som NII har hatt på Arbeidstøy med tilbehør og den vil bli gjeldende i løpet av kort tid. Dette er et område vi ikke har hatt avtale på før.

Hustadvika kommune har også inngått egne rammeavtaler. Pr. 31.12.2022 var det inngått rammeavtaler på disse områdene:

1. Tømrertjenester
2. Maler og gulvleggertjenester
3. Elektrikertjenester på kommunens bygninger. Nødlysanlegg og brannalarmanlegg og materiell
4. Maskinleie
5. Vintervedlikehold av kommunale veier
6. Kraftlevering
7. Vaskeritjenester og leietekstiler
8. Veterinærvakttjeneste i Fræna og Averøy vaktdistrikt
9. Offentlig ettersøk av skadet vilt
10. Praktisk bistand – til private husholdninger (frie brukervalg)
11. Rørleggertjenester og rørleggermateriell
12. Brukerstyrt personlig assistanse (BPA) for Hustadvika kommune
13. .Elbillading

På slutten av 2022 og begynnelsen av 2023 har det vært gjennomført konkurranser på rammeavtale Tolketjenester og oversetting. Denne er avsluttet og tar til å gjelde fra 15. mars 23. En ny rammeavtale der konkurransen ennå ikke er avsluttet er Verdivurdering av eiendom.

I 2022 og til nå i 2023 har det vært kjørt flere konkurranser på anskaffelser der det ikke har vært inngått rammeavtale før. Dette gjelder bl.a. Rørleggertjenester, Praktisk bistand, BPA og El-billading.

Rammeavtaler på flere områder står for tur. Dette gjelder bl.a konsulenttjenester teknisk sektor.

Statistikk på bruk av E-handel

Av det totale antall fakturaer til kommunen ble 14,5 % gjort med E-handel i 2022. Dette er en økning fra 2021 med 2 %. Det er kun ordrer som er gjort gjennom vårt bestillingssystem Visma E-handel og der varemottak er fullført via E-handel som blir registrert i denne statistikken og på de avtaler vi har gjennom NII. Det varierer veldig fra område til område hvor «flinke» vi er til å bruke E-handel og det varier også veldig fra enhet til enhet.

Statistikk på bruk av E-handel med avtaleleverandører, se plansje under.

Det er mange grunner for det skal brukes E-handel på de områder vi har rammeavtale inngått via NII. En kan nevne Avtalelojalitet, innsparing på tid og ressurser, riktig pris, riktig leverandør og bedre statistikk på forbruk av varer.

Kurs i bruk av Visma E-handel

Alle bestillere og brukere av Visma E-handel var invitert til kurs/opplæring i bruk av Visma Ehandel i mars 2022. Kurset ble ledet av Åse Grete Høyem fra NII og ble holdt i kommunestyresalen.

Delegasjon

I delegasjon av myndighet fra kommunedirektør vedtatt 12.07.2022 av Per Sverre Ersvik heter det bl.a. i punkt 5.0 Innkjøp:

«Ansvar for å inngå rammeavtaler delegeres til økonomisjef. Ansvar for å inngå andre avtaler på drift delegeres til enhetsleder og prosjektleder for det som gjelder investering. Kommunalsjef/økonomisjef godkjenner avtaler over terskelverdien.

Anskaffelser i drift delegeres til enhetsleder og til prosjektleder for det som gjelder investering.».

Forvaltningsrevisjon

I 2022 gjennomførte kontrollutvalget en forvaltningsrevisjon om offentlige anskaffelser i Hustadvika kommune. I rapporten derfra ble det sett på en del anskaffelser som Hustadvika kommune har gjort de siste årene og innkjøpregelverk, rutiner osv. Kontrollutvalget anbefalt:

• Innkjøpsansvarlig for den enkelte anskaffelse må nedtegne viktige beslutninger i prosessen og det må skrives anskaffelsesprotokoll
• Rutiner for å følge at rammeavtaler blir fulgt
• Det bør vurderes om antall ansatte som har innkjøpsmyndighet er hensiktsmessig.

For å følge opp anbefalinger fra kontrollutvalget er det lagt inn informasjon om innkjøpsrutiner, dokumentmaler og anskaffelsesregelverket, i Compilo. Alle ansatte har tilgang til Compilo. Det er videre tenkt at det i løpet av 2023 skal avholdes kurs/opplæring i innkjøpsregelverket, spes. til enhetslederne. Innkjøpsmyndighet er delegert til enhetslederne på de fleste områder. Når det gjelder antall ansatte med innkjøpsmyndighet må dette vurderes i den enkelte enhet.

ROS-analyse

Det ble i 2022 gjennomført en ROS analyse på innkjøp. På følgende områder var risiko større enn grensen:

• Ikke riktig kompetanse i innkjøpsteam
• Overskridelse av budsjett

Det arbeides nå med tiltak for å redusere risikoen ned til akseptabelt nivå.

På øvrige områder som ble vurdert var risiko innenfor det akseptable.